Vakantiedagen bijhouden in Excel, kan dat?

Uiteraard kun je vakantiedagen bijhouden in Excel, dat blijkt ook uit de klanten van VerlofApp. Voordat deze de overstap maakten werd over het algemeen de verlofregistratie bijgehouden in Excel. Soms zelfs naar tevredenheid!

Maar dezelfde klanten van de VerlofApp geven na enige tijd aan dat ze zich niet meer voor kunnen stellen dat ze ooit Excel hebben gebruikt. Excel vraagt namelijk nogal wat discipline; hoe wordt verlof aangevraagd, hoe geaccordeerd, wie houdt het bij?

Tijdsbesteding Excel vs. online verlofregistratie

In de praktijk blijkt het nogal wat tijd te besparen wanneer de verlofregistratie online wordt afgehandeld. Medewerkers hebben altijd direct inzicht in beschikbare uren (en hoeven dit dus niet na te vragen bij de 'Excel verantwoordelijke'), kunnen online verlof aanvragen en de manager die dit goed moet keuren ziet bij de aanvraag direct of er anderen zijn die in dezelfde periode verlof hebben. Deze online inzichten zijn met Excel niet te realiseren zonder hier flink wat tijd in te investeren.

Kosten Excel vs. online verlofregistratie

Online verlofregistratie is goedkoop. De VerlofApp kost slechts 1 Euro per gebruiker per maand. Voor 12 Euro per medewerker per jaar wordt het gehele proces geautomatiseerd. Als je dit afzet tegen de kosten van het proces rond (het bijhouden van) een Excel sheet, dan kan niet anders geconcludeerd worden dat Excel een organisatie aanzienlijk hogere kosten oplevert vergeleken bij online verlofregistratie.

Nog andere zaken om op te letten?

Jazeker, online verlofregistratie maakt het bijvoorbeeld aanzienlijk eenvoudiger om wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen bij te houden. Wanneer je dit onderscheid wilt hanteren in een Excel sheet, dan neemt het risico op fouten fors toe. En waarom zou je dergelijke ingewikkelde regelgeving zelf uitzoeken wanneer een app dit al voor je kan oplossen?

Een ander veel gehoord voordeel van de VerlofApp ten opzichte van een Excel sheet, is de mogelijkheid om ook overuren op te nemen in de VerlofApp. Zo heeft een medewerker direct inzicht in compensabele overuren naast zijn of haar vakantiedagen.

Last but not least wordt de agendafunctie van de VerlofApp genoemd als verbetering ten opzichte van Excel. De VerlofApp kan aan elke agenda gekoppeld worden, waardoor collega's en managers altijd een actueel en up to date inzicht hebben in afwezige medewerkers. Ook dit is weer een functie die in Excel niet te realiseren is.

Conclusie: vakantiedagen bijhouden in Excel kan, maar aan te raden is het niet. Qua inzicht, gemak en kosten zal de voorkeur altijd uitgaan naar de VerlofApp. Klanten die eenmaal starten met de VerlofApp geven dan ook aan nooit meer Excel te zullen gebruiken voor hun verlofregistratie.

Blijf op de hoogte! Meld je aan voor onze nieuwsbrief: