Introductie

Bij Rework vinden we jouw privacy erg belangrijk. Wanneer je onze website bezoekt, onze online applicatie of mobiele apps gebruikt, of op een andere manier van onze diensten gebruikmaakt, kunnen we persoonsgegevens van je verwerken.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dit doen en hoe we deze gegevens beschermen.

Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

We onderscheiden twee verschillende categorieën van persoonsgegevensverwerking:

1. Persoonsgegevens verwerkt namens jouw werkgever:
   Als je werkzaam bent (geweest) bij een organisatie die gebruik maakt van onze online applicatie voor HR- en personeelsadministratie, dan kunnen jouw persoonsgegevens in deze applicatie verwerkt zijn of worden. In dit geval verwerken we jouw gegevens namens je werkgever.
   
   Je werkgever is de verantwoordelijke partij voor het correct en rechtmatig invoeren en beheren van jouw gegevens. Dit betekent dat je werkgever je hierover informeert en ervoor zorgt dat jouw privacyrechten worden gewaarborgd conform de privacywetgeving.
   
   Als je vragen of klachten hebt over de verwerking van jouw gegevens binnen deze applicatie, kun je je wenden tot je werkgever.
   
   Voor de verwerking van deze gegevens worden specifieke afspraken gemaakt tussen Rework en je werkgever. Deze afspraken worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst, welke je werkgever direct in de app kan ondertekenen.
2. Directe persoonsgegevens:
   Buiten de gegevens die we namens werkgevers verwerken, verzamelt en verwerkt Rework ook zelf persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens van bezoekers van onze website of wanneer we support bieden. Voor deze gegevensverwerking zijn wij direct verantwoordelijk. Wij zorgen ervoor dat deze gegevens op een juiste en veilige manier worden verwerkt en dat we voldoen aan alle eisen van de privacywetgeving.

Ongeacht de categorie gegevensverwerking zetten we ons in voor de bescherming en beveiliging van persoonsgegevens, door middel van strenge technische en organisatorische maatregelen.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waaronder het bezoek aan onze website, supportverzoeken en het gebruik van onze online applicatie. We verzamelen deze gegevens om:

• onze diensten aan te bieden;
• ondersteuning te bieden;
• je de mogelijkheid te geven om onze diensten uit te proberen;
• onze diensten te verbeteren.

De persoonsgegevens die we kunnen verwerken zijn:

• naam en e-mailadres;
• bedrijfsgegevens zoals contactpersoon met telefoonnummer en gegevens die nodig zijn voor de facturatie;
• alle overige gegevens die nodig zijn voor het bijhouden van een goede HR- en personeelsadministratie in Rework. Deze gegevens staan beschreven in de verwerkersovereenkomst tussen Rework en je werkgever.

Daarnaast verzamelen we gedrags- en technische informatie over je gebruik van de website en de online applicatie. Dit helpt ons om onze platformen gebruiksvriendelijker te maken en ondersteuning te bieden. Ook helpt dit ons om eventuele problemen op te lossen.

Deze gegevens bevatten informatie zoals:

• je IP-adres;
• je besturingssysteem en browser;
• bezochte pagina’s en het tijdstip van bezoek.

Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

We delen je persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit nodig is voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring.

We kunnen gebruik maken van diensten van derden om persoonsgegevens te verwerken. In deze gevallen selecteren we zorgvuldig partners en waarborgen dat zij zich ook aan strenge regels houden om jouw privacy te beschermen en die persoonsgegevens alleen gebruiken voor de taken die we ze hebben gevraagd uit te voeren.

In bepaalde situaties kan het voorkomen dat we wettelijk verplicht zijn om gegevens te delen, bijvoorbeeld bij gerechtelijke bevelen of onderzoeken naar fraude. We nemen deze verplichtingen serieus en zorgen voor nauwe samenwerking met de relevante instanties.

Hoewel Rework zoveel mogelijk binnen de Europese Unie opereert, kan er een situatie ontstaan waarbij we gegevens delen met partijen buiten de EU. In zulke gevallen nemen we extra maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen. Hierbij maken we gebruik van modelcontracten en overeenkomsten, goedgekeurd door de Europese Commissie, om een hoge standaard van gegevensbescherming te garanderen.

Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

We bewaren je persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De exacte bewaartermijn kan variëren afhankelijk van de aard van de gegevens en de reden voor verwerking. Bijvoorbeeld:

• Voor gegevens gerelateerd aan de dienstverlening, zoals accounts, hanteren we de bewaartermijnen zoals overeengekomen in contracten of verwerkersovereenkomsten.
• Gegevens voor marketingdoeleinden worden bewaard zolang je toestemming hebt gegeven en worden verwijderd of geanonimiseerd zodra je je toestemming intrekt.
• Als er wettelijke vereisten zijn die bepalen hoe lang gegevens moeten worden bewaard (zoals fiscale wetgeving), zullen we ons daaraan houden.

Ons uitgangspunt is altijd om gegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk, en altijd in lijn met de geldende wet- en regelgeving.

Hoe worden persoonsgegevens beveiligd?

We vinden de veiligheid van jouw gegevens ontzettend belangrijk. Daarom hanteren we meerdere lagen van beveiliging:

• Moderne technologieën: We zetten geavanceerde technologieën in om jouw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking.
• Beveiligde verbinding: Onze applicaties zijn enkel toegankelijk via een beveiligde verbinding door middel van TLS/SSL (SHA-256 bit), wat de overdracht van gegevens tussen jou en onze systemen beschermt.
• Tweefactorauthenticatie voor interne systemen: We implementeren tweefactorauthenticatie voor toegang tot onze kernsystemen en infrastructuur, zodat alleen bevoegd personeel met de juiste authenticatiemiddelen toegang heeft.
• At-rest encryptie: Alle data die we opslaan is beschermd met at-rest encryptie. Dit betekent dat de gegevens, zelfs als ze op een opslagmedium staan, nog steeds zijn versleuteld en niet zomaar zijn te lezen.

Daarnaast monitoren we onze systemen voortdurend en voeren we regelmatig updates uit om ervoor te zorgen dat we blijven voldoen aan passende en actuele beveiligingsnormen.

Welke rechten heb je als het gaat om jouw privacy?

De privacywetgeving verleent je verschillende rechten omtrent jouw persoonsgegevens:

• recht op inzage in de de persoonsgegevens die we van jou verwerken;
• recht op correctie, beperking of aanvulling van jouw persoonsgegevens;
• recht op overdracht van de persoonsgegevens die we hebben vastgelegd;
• recht om bezwaar te maken tegen de manier waarop we je persoonsgegevens verwerken;
• recht op vergetelheid.

Voor het uitoefenen van deze rechten kun je contact met ons opnemen zoals hieronder beschreven.

Let op: als je ons als werknemer vraagt om inzage, correctie, overdracht of verwijdering van je gegevens die wij namens je werkgever verwerken, zullen we je hiervoor verwijzen naar je werkgever die verantwoordelijk is voor de verwerking van deze persoonsgegevens.

Contactgegevens

Vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring kunnen worden gericht aan:

Rework Apps B.V.
Zuid Hollandlaan 7
2596 AL Den Haag
support@rework.nl

Wijzigingen

Onze privacyverklaring kan in de loop van de tijd veranderen. Wanneer we belangrijke aanpassingen maken, plaatsen we de herziene versie op deze pagina. We raden je daarom aan om onze privacyverklaring periodiek te bekijken, zodat je op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen. Bij ingrijpende wijzigingen kunnen we je bovendien, indien van toepassing, via andere communicatiekanalen informeren.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 28-08-2023.